Rolą współczesnego menedżera jest tworzenie środowiska pracy, które w najlepszym stopniu wspiera jego zespół w skutecznym realizowaniu zadań. Sytuacja w jakiej znajdują się firmy z powodu pandemii zmusza menedżerów do analizy i zweryfikowania swojego dotychczasowego sposobu działania. Kierujący zadają sobie pytania, czy metody, którymi posługiwali się do tej pory, są nadal skuteczne, jakie zmiany warto wprowadzić, aby ułatwić pracownikom efektywne działanie w czasach, które są dla nas wszystkich tak wielkim wyzwaniem.
Niełatwo jest samemu znaleźć odpowiedzi na te pytania. Cenną pomocą może być informacja zwrotna od samych podwładnych. Informacja zwrotna jest powszechnie stosowanym narzędziem przez menedżerów w odniesieniu do pracowników. Jedną z odmian informacji zwrotnej jest tzw. upward feedback, czyli odwrócona informacja zwrotna zwana też odwróconą oceną 180 stopni, gdzie nadawcą jest podwładny, a jej odbiorcą przełożony. Upward feedback staje się nieocenioną metodą pozyskiwania informacji ułatwiających menedżerom elastyczne reagowanie i dostosowywanie swojego sposobu funkcjonowania do wymagań zmieniającej się sytuacji.
Dobrze przygotowany i przeprowadzony proces upward feedback może przynieść wiele dobrego jego uczestnikom, a także całej organizacji.
Korzyści dla menedżerów otrzymujących informację zwrotną od swoich podwładnych:
- ułatwia identyfikację tych zachowań menedżera, które z punktu widzenia podwładnych są najbardziej wspierające
- pomaga zdiagnozować obszary wymagające zmiany
- pomaga pogłębić samoświadomość, dostrzec zarówno mocne strony jak i luki kompetencyjne
- ułatwia zaplanować działania mające na celu wzmocnienie kompetencji czy bardziej efektywne wykorzystanie własnego potencjału
- wspiera we wprowadzaniu zmian w sposobie działania, a przez to w rozwoju umiejętności zawodowych
- buduje wizerunek przełożonego jako osoby liczącej się ze zdaniem członków swojego zespołu
Korzyści dla pracowników udzielających informacji zwrotnej swoim podwładnym:
- mogą powiedzieć, co jest dla nich szczególnie ważne, jaki sposób działania ich przełożonego jest dla nich najbardziej wartościowy
- mają możliwość w całkowicie bezpieczny dla siebie sposób wyrazić swoje niezadowolenie ze sposobu, w jaki są zarządzani, wskazać na te aspekty w sposobie działania szefa, które z ich perspektywy są najmniej efektywne
- mają wpływ na sposób funkcjonowania swojego przełożonego
- otrzymują sygnał, że ich opinia jest ważna dla przełożonego
- mogą w realny sposób brać udział w kształtowaniu kultury organizacji
Korzyści dla organizacji wynikające z wprowadzenia projektu upward feedback
- budowanie kultury feedbacku poprzez wzmacnianie atmosfery zaufania i otwartości
- wzmacnianie kultury organizacji uczącej się, nastawionej na nieustanny rozwój wszystkich jej członków
- zwiększenie poczucia satysfakcji z pracy wszystkich pracowników
- zdobycie cennych informacji na temat mocnych stron i luk kompetencyjnych kadry zarządzającej, niezwykle pomocnych przy planowaniu działań rozwojowych
Skuteczność metody upward feedback w dużym stopniu zależy od sposobu przeprowadzenia całego procesu. Już na etapie przygotowania, należy zadbać o właściwą komunikację. Uczestnicy projektu muszą wiedzieć, czemu on służy, jakie korzyści będą z niego wynikać. Upward feedback nie może być traktowany jako odmiana oceny okresowej. Najbardziej wartościowy jest wówczas, gdy jest stosowany jako element działań rozwojowych. Pozytywne nastawienie uczestników do całego procesu, przekonanie o jego wartości jest kluczowym determinantem sukcesu.
Uczestnicy procesu muszą mieć zagwarantowaną pełną poufność swoich wypowiedzi, mieć pewność, że bez względu na to, jakiej informacji zwrotnej udzielą swojemu menedżerowi, proces jest tak przygotowany, że ich odpowiedzi pozostają anonimowe. Najłatwiej osiągnąć to przeprowadzając cały proces metodą ankietową on-line. Pomocne może być także przeprowadzenie procesu przy pomocy zewnętrznej firmy.
Drugim niezwykle istotnym czynnikiem jest taki dobór obszarów działania menedżera do badania, aby wypowiedzi pracowników miały dla niego wartość rozwojową. Pytania powinny dotyczyć zachowań menedżera, które są obserwowalne przez jego podwładnych oraz mają kluczowe znaczenie dla skuteczności działania. Przykładowo warto uwzględnić pytania, które będą dotyczyły sposobu komunikowania się menedżera z podwładnymi, wspierania podwładnych w ich codziennych zadaniach, planowania i organizowania pracy, delegowania zadań itd.
Kolejnym niezwykle istotnym czynnikiem wpływającym na sukces projektu upward feedback jest to, co wydarzy się w organizacji po jego przeprowadzeniu. Menedżerowie powinni być przygotowani do przyjęcia pełnego feedbacku, nie tylko informacji pozytywnych. Warto tak zaprojektować cały proces, aby oceniani nie tylko otrzymali raport ze swoimi wynikami, ale także mieli możliwość spotkania z coachem, który pomoże w interpretacji wyników oraz zbudowaniu indywidualnego planu rozwoju. Niezwykle istotne jest także, aby menedżerowie mogli liczyć na wsparcie swoich przełożonych oraz całej organizacji na etapie kształtowania nowych nawyków.
W organizacjach, w których menedżerowie przekonani do procesu zachęcają swój zespół do dzielenia się opiniami, a po zakończeniu spotykają się z pracownikami, aby podziękować za udział oraz przedstawić wyniki i wnioski, pracownicy z większą otwartością gotowi są dzielić swoimi przemyśleniami.
Upward feedback jest narzędziem rekomendowanym dla firm pragnących wspierać swoich pracowników w procesie rozwoju i doskonalenia sposobów działania. Dobrze przeprowadzony pomaga w budowaniu kultury organizacyjnej sprzyjającej otwartości i zaufaniu, co przekłada się zarówno na satysfakcję pracowników jak i wzrost efektywności samej organizacji. Warto wprowadzić w organizacji proces upward feedback jako cykliczne wydarzenie i powiązać go z działaniami rozwojowymi.